Fach- & Experimentiertage organisieren: eine Anleitung

Der Fach- und Experimentiertag (genannt "F&Es") ist ein Veranstaltungsformat, mit dem HOGA:Co als Koordinierungsstelle Weiterbildung im Berliner Gastgewerbe Unternehmen und Weiterbildungsanbieter:innen zusammengebracht hat. Kernelemente eines F&Es sind der thematische Input und das praktische Ausprobieren.  Besonders bewäBewährt hat sich dabei eineein Variante,Vorgehen, diedas wir hier gerne einmal zur Nachahmung einmal beschreiben:

1. Bedarfsanalyse
Das Organisationsteam führt mit Unternehmen im Netzwerk eine Bedarfsanalyse durch. Unter den Weiterbildungsthemen, für die bei den meisten Betrieben großer Bedarf besteht, wird ein Hauptthema ausgewählt.

2. Recherche nach Weiterbildungsangeboten zum Thema
Das Organisationsteam recherchiert, welche zeitgemäßen und erprobtenerprobten, Weiterbildungsansävielleicht aber auch spannenden oder ungewöhnlichen  Weiterbildungs- oder Trainingsansätze es zum ausgewählten Thema zur Verfügung stehen,gibt, mit besonderem Fokus auf ihre Anwendbarkeit im Gastgewerbe.

3. Auswahl Ansätze und Referent:innen
Ausgewählt werden einige Ansätze, die im Rahmen des Veranstaltungsformats Fach & Experimentiertag vorgestellt und praxisnah ausprobiert werden.werden können.

4. Entwicklung eines Formats für ein Weiterbildungsangebot zum Thema X

• Weiterbildungsansätze verschiedener Referent:innen werden thematisch gruppiert.gruppiert.
• Ganztägige WorkshopstageWorkshoptage in Präsenz (Fach- & Experimentiertage) werden geplant (z.B. 10-16 Uhr), mit jeweils 25-30 Teilnehmenden.
• Bei jeder Veranstaltung werdenstellen jeweils zwei AnsätzeAnbieter:innen vorgestellt,in 1,5stündigen Workshops ihren Ansatz interaktiv vor - mit praxisnahenErläuterung der Besonderheiten, Übungen aus der Trainingspraxis und Diskussion mit Rückfragen seitens derden Teilnehmenden.
• Es sind mehrere Kaffeepausen und eine längere Mittagspause vorgesehen, um den informellen Austausch zwischen den Teilnehmenden zu ermöglichen.
• Nach den zwei Input-Workshops teilen sich die Teilnehmenden in mehrere Gruppen für einen Erlebnisaustausch auf, der von jeweils einem Organisationsteam-Mitglied moderiert wird. Feedback zu den in den Input-Workshops vorgestellten Methoden, Anwendbarkeit im eigenen Unternehmen, Anregungen, gemeinsame Bedarfe und Vorschläge zur Zusammenarbeit werden auf einer Flipchart notiert.
• FürIn eineder bessere Zusammensetzung der Diskussionsrunden wird darauf geachtet, dass die Gruppen aus Teilnehmenden aus verschiedenen Unternehmen gebildet werden, um neue Kontakte und eine größere Vielfalt der Meinungen und InputsBeiträge zu ermöglichen.

5. Kommunikation, Feedback und Dokumentation

• Ca. 2 Monate vor jedem dereinem geplanten Fach- & ExperimentiertageExperimentiertag werden E-Mails mit 'Save the Date'-Einladungen an interessierte Unternehmen gesendet, mit einer Kurzdarstellung des geplanten Programms (Thema, Workshopgeber, Ort, Datum und Uhrzeit). Im Verteiler sind die Unternehmen, Ausbilder:innen,die Vertreter:innenin vondie InstitutionenBedarfsanalyse eingebunden waren, sowie Unternehmen, Institutionen, Sozialpartner und SozialpartnernEinzelpersonen undim Privatpersonen,Netzwerk welchedes Organisationsteams, für die das OrganisationsteamThema imrelevant Laufeist. Eine Kaltansprache über nicht personalisierte Mailadressen empfehlen wir nicht.
  
• Um Adressat:innen außerhalb des Projektesbestehenden erreichtNetzwerkes hat.
zu
• Dieerreichen, bietet sich an, die kurze ‚Save the Date‘- Ankündigung wirdauf auchfachlich ineinschlägigen derWebseiten, Projekt-WebsiteNewslettern und über sozialesozialen Medien wie Mastodon und LinkedIn publiziert,zu ggfs. im Newsletter.publizieren.
  
• Ca. 1 Monat vor jeder der geplanten VeranstaltungenVeranstaltung wird über dieselben Kanäle eine zweite E-Mail an interessierte Unternehmen gesendet,Einladung mit detailliertem Programm und Link zum Anmeldeformular. verbreitet.
  
• WährendDie aller Fach- & Experimentiertage werden Kurzvideos realisiert, in denen die Referent:innen ihren eigenen Ansatz erläutern. Alle PräsentationenWorkshopinhalte werden vor Ort live von einer/m Zeichner/in visuell dokumentiert.dokumentiert Die- neben Fotos nach Möglichkeit auch zeichnerisch: 'Graphic Recordings',Recordings' inauf Form von Plakaten,Plakaten sind für alle Teilnehmenden im Raum ersichtlicheinsehbar und ihr Entstehen kann in Echtzeit beobachtet und in den Pausen diskutiert werden.
• Auch die Bedarfe, Wünsche, Anregungen und Vorschläge zur Zusammenarbeit, die bei den Diskussionsrunden auf Flipcharts notiert werden, werden fotografisch festgehalten.
  
• Während des Fach- & Experimentiertages werden außerdem Interviews mit den Referent:innen geführt, in denen sie ihren Ansatz noch einmal erläutern. Besonders eignen sich hier Videointerviews, die im Nachgang gestreut werden können.
• Über im Raum verteilte QR-Codes werden die Teilnehmenden auf ein Feedback-Feedback-Formular weitergeleitet. Ebenso über QR-Codes erfahren sie von anstehenden Initiativen und Treffen, die das Organisationsteam plant.
• Bericht, Fotos und Videos sowie 'Graphic Recordings' des jeweiligen Fach- & Experimentiertages werden nach wenigen Tagen inauf der Projekt-WebsiteHauptwebseite (Projektwebseite, Trägerseite) publiziert. AuchEin Follow-up-Mailing an die Bedarfe, Wünsche, AnregungenTeilnehmenden und Vorschläge zur Zusammenarbeit, die bei den Diskussionsrunden auf Flipcharts notiert werden, sind als Foto verfügbar.
  Kurzmeldungen mit Link zur Dokumentation erscheinen auch auf LinkedIn,den mitweiteren Hinweisbespielten aufWebseiten dieund kommendeSocial Veranstaltung.Media DieKanälen.
Teilnehmenden
• Alle erhalten per E-Mail einen LinkHinweise zur Dokumentation dermachen jeweiligengleich Veranstaltung, dieauch auf der Website veröffentlicht ist. Die enthaltene kurze 'Save the Date'-Ankündigung macht sie ebenfalls auf dieeine nächste geplante Veranstaltung aufmerksam.