Fach- & Experimentiertage organisieren: eine Anleitung

Der Fach- und Experimentiertag (genannt "F&E") ist ein Veranstaltungsformat, mit dem HOGA:Co als Koordinierungsstelle Weiterbildung im Berliner Gastgewerbe Unternehmen, Weiterbildungsanbieter:innen und Expert:innen zusammengebracht hat. Kernelemente eines F&Es sind der thematische Input und das praktische Ausprobieren. Bewährt hat sich dabei ein Vorgehen, das wir hier gerne einmal zur Nachahmung beschreiben:

1. Bedarfsanalyse
Das Organisationsteam führt mit Unternehmen im Netzwerk eine Bedarfsanalyse durch. Unter den Weiterbildungsthemen, für die bei den meisten Betrieben großer Bedarf besteht, wird ein Hauptthema ausgewählt.

2. Recherche nach Weiterbildungsangeboten zum Thema
Das Organisationsteam recherchiert, welche zeitgemäßen und erprobten, vielleicht aber auch spannenden oder ungewöhnlichen Weiterbildungs- oder Trainingsansätze es zum ausgewählten Thema gibt, mit besonderem Fokus auf ihre Anwendbarkeit im Gastgewerbe.

3. Auswahl Ansätze und Referent:innen
Ausgewählt werden einige Ansätze, die im Rahmen des Veranstaltungsformats Fach- & Experimentiertag vorgestellt und praxisnah ausprobiert werden können.

4. Entwicklung eines Formats für ein Weiterbildungsangebot zum Thema X

Weiterbildungsansätze verschiedener Referent:innen werden thematisch gruppiert.
Ganztägige Workshoptage in Präsenz (Fach- & Experimentiertage) werden geplant (z.B. 10-16 Uhr), mit jeweils 25-30 Teilnehmenden.
Bei jeder Veranstaltung stellen jeweils zwei Anbieter:innen in 1,5stündigen Workshops ihren Ansatz interaktiv vor - mit Erläuterung der Besonderheiten, Übungen aus der Trainingspraxis und Diskussion mit den Teilnehmenden.
Es sind mehrere Kaffeepausen und eine längere Mittagspause vorgesehen, um den informellen Austausch zwischen den Teilnehmenden zu ermöglichen.
Nach den zwei Workshops teilen sich die Teilnehmenden in mehrere Gruppen für einen Erlebnisaustausch auf, der von jeweils einem Organisationsteam-Mitglied moderiert wird. Feedback zu den in den Workshops vorgestellten Methoden, Anwendbarkeit im eigenen Unternehmen, Anregungen, gemeinsame Bedarfe und Vorschläge zur Zusammenarbeit werden auf Flipchart notiert.
In der Zusammensetzung der Diskussionsrunden wird darauf geachtet, dass die Gruppen aus Teilnehmenden aus verschiedenen Unternehmen gebildet werden, um neue Kontakte und eine größere Vielfalt der Meinungen und Beiträge zu ermöglichen.

5. Kommunikation, Feedback und Dokumentation

Ca. 2 Monate vor einem geplanten Fach- & Experimentiertag werden E-Mails mit 'Save the Date'-Einladungen an interessierte Unternehmen gesendet, mit einer Kurzdarstellung des geplanten Programms (Thema, Workshopgeber, Ort, Datum und Uhrzeit). Im Verteiler sind die Unternehmen, die in die Bedarfsanalyse eingebunden waren, sowie Unternehmen, Institutionen, Sozialpartner und Einzelpersonen im Netzwerk des Organisationsteams, für die das Thema relevant ist. Eine Kaltansprache über nicht personalisierte Mailadressen empfehlen wir nicht.
Um Adressat:innen außerhalb des bestehenden Netzwerkes zu erreichen, bietet sich an, die kurze ‚Save the Date‘-Ankündigung auf fachlich einschlägigen Webseiten, Newslettern und sozialen Medien wie Mastodon und LinkedIn zu publizieren.
Ca. 1 Monat vor der geplanten Veranstaltung wird über dieselben Kanäle eine Einladung mit detailliertem Programm und Link zum Anmeldeformular verbreitet.
Die Workshopinhalte werden vor Ort visuell dokumentiert - neben Fotos nach Möglichkeit auch zeichnerisch: 'Graphic Recordings' auf Plakaten sind für alle Teilnehmenden im Raum einsehbar und ihr Entstehen kann in Echtzeit beobachtet und in den Pausen diskutiert werden.
Auch die Bedarfe, Wünsche, Anregungen und Vorschläge zur Zusammenarbeit, die bei den Diskussionsrunden auf Flipcharts notiert werden, werden fotografisch festgehalten.
Während des Fach- & Experimentiertages werden außerdem Interviews mit den Referent:innen geführt, in denen sie ihren Ansatz noch einmal erläutern. Besonders eignen sich hier Videointerviews, die im Nachgang gestreut werden können.
Über im Raum verteilte QR-Codes werden die Teilnehmenden auf ein Feedback-Formular weitergeleitet. Ebenso über QR-Codes erfahren sie von anstehenden Initiativen und Treffen, die das Organisationsteam plant.
Bericht, Fotos und Videos sowie 'Graphic Recordings' des jeweiligen Fach- & Experimentiertages werden nach wenigen Tagen auf der Hauptwebseite (Projektwebseite, Trägerseite) publiziert. Ein Follow-up-Mailing an die Teilnehmenden und Kurzmeldungen mit Link zur Dokumentation erscheinen auch auf den weiteren bespielten Webseiten und Social Media Kanälen.
Alle Hinweise zur Dokumentation machen gleich auch auf eine nächste geplante Veranstaltung aufmerksam.

HOGA:Co hat verschiedene Fach- und Experimentiertage durchgeführt, mehr dazu finden Sie unter den jeweiligen Themen.