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Fach- & Experimentiertage organisieren: eine Anleitung

leitfaden.png1. Bedarfsanalyse
Das Organisationsteam führt mit den Unternehmen im Netzwerk eine Bedarfsanalyse durch. Unter den Weiterbildungsthemen, für die bei den meisten Betrieben großer Bedarf besteht, wird ein Hauptthema ausgewählt.

2. Recherche nach Weiterbildungsangeboten zum Thema
Das Organisationsteam recherchiert, welche zeitgemäßen und erprobten Weiterbildungsansätze zum ausgewählten Thema zur Verfügung stehen, mit besonderem Fokus auf ihre Anwendbarkeit im Gastgewerbe.

3. Auswahl Ansätze und Referent:innen
Ausgewählt werden einige Ansätze, die im Rahmen des Veranstaltungs-formats Fach & Experimentiertag vorgestellt und ausprobiert werden.

4. Entwicklung eines Formats für ein Weiterbildungsangebot zum Thema X

  • Weiterbildungsansätze verschiedener Referent:innen werden thematisch gruppiert.
  • Ganztägige Workshopstage in Präsenz (Fach- & Experimentiertage) werden geplant (z.B. 10-16 Uhr), mit jeweils 25-30 Teilnehmenden.
  • Bei jeder Veranstaltung werden jeweils zwei Ansätze vorgestellt, mit praxisnahen Übungen und mit Rückfragen seitens der Teilnehmenden.
  • Es sind mehrere Kaffeepausen und eine längere Mittagspause vorgesehen, um den informellen Austausch zwischen den Teilnehmenden zu ermöglichen.
  • Nach den zwei Input-Workshops teilen sich die Teilnehmenden in mehrere Gruppen für einen Erlebnisaustausch auf, der von jeweils einem Organisationsteam-Mitglied moderiert wird. Feedback zu den in den Input-Workshops vorgestellten Methoden, Anwendbarkeit im eigenen Unternehmen, Anregungen, gemeinsame Bedarfe und KooperationsvorschläVorschläge zur Zusammenarbeit werden auf einer Flipchart notiert.
  • Für eine bessere Zusammensetzung der Diskussionsrunden wird darauf geachtet, dass die Gruppen aus Teilnehmenden aus verschiedenen Unternehmen gebildet werden, um neue Kontakte und eine größere Vielfalt der Meinungen und Inputs zu ermöglichen.

5. Kommunikation, Feedback und Dokumentation

  • Ca. 2 Monate vor jedem der geplanten Fach- & Experimentiertage werden E-Mails mit 'Save the Date'-Einladungen an interessierte Unternehmen gesendet, mit einer Kurzdarstellung des geplanten Programms (Thema, Ort, Datum und Uhrzeit). Im Verteiler sind Unternehmen, Ausbilder:innen, Vertreter:innen von Institutionen und Sozialpartnern und Privatpersonen, welche das Organisationsteam im Laufe des Projektes erreicht hat.
  • Die kurze ‚Save the Date‘- Ankündigung wird auch in der Projekt-Website und über soziale Medien wie Mastodon und LinkedIn publiziert, ggfs. im Newsletter.
  • Ca. 1 Monat vor jeder der geplanten Veranstaltungen wird eine zweite E-Mail an interessierte Unternehmen gesendet, mit detailliertem Programm und Link zum Anmeldeformular.
  • Während aller Fach- & Experimentiertage werden Kurzvideos realisiert, in denen die Referent:innen ihren eigenen Ansatz erläutern. Alle Präsentationen werden vor Ort live von einer/m Zeichner/in visuell dokumentiert. Die 'Graphic Recordings', in Form von Plakaten, sind für alle Teilnehmenden im Raum ersichtlich und ihr Entstehen kann in Echtzeit beobachtet werden. Über im Raum verteilte QR-Codes werden die Teilnehmenden auf ein Feedback-Formular weitergeleitet. Ebenso über QR-Codes erfahren sie von anstehenden Initiativen und Treffen, die das Organisationsteam plant.
  • Bericht, Fotos und Videos sowie 'Graphic Recordings' des jeweiligen Fach- & Experimentiertages werden nach wenigen Tagen in der Projekt-Website publiziert. Auch die Bedarfe, Wünsche, Anregungen und Kooperationsvorschläge, die bei den Diskussionsrunden auf Flipcharts notiert werden, sind als Foto verfügbar.
    Kurzmeldungen mit Link zur Dokumentation erscheinen auch auf LinkedIn, mit Hinweis auf die kommende Veranstaltung. Die Teilnehmenden erhalten per E-Mail einen Link zur Dokumentation der jeweiligen Veranstaltung, die auf der Website veröffentlicht ist. Die enthaltene kurze 'Save the Date'-Ankündigung macht sie ebenfalls auf die nächste geplante Veranstaltung aufmerksam.
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